All har travlt, bunkerne på skrivebordet vokser og hver gang man skal til at få noget gjort, ringer telefonen, en kollega kommer med nogle spørgsmål, eller man mangler nogle oplysninger. Det er ofte i den virkelighed, at en ekstraopgave, som det at indføre et nyt IT-system er, skal foregå– og det kan være hårde odds.

Formålet med dette indlæg er at hjælpe virksomheder med, at opgaven med at indføre et nyt IT-system kommer godt i mål.

Rådene er en blanding af vores egne erfaringer og sammendrag fra en omfattende litteratur på området. Rigtig mange har de sidste 25 år gjort erfaringer med implementering af IT, og den erfaring kan man lige så godt drage nytte af.

Der er taget udgangspunkt i køb og implementering af færdige systemer, der er lavet til at understøtte specifikke opgaver, da udvikling af egne IT-systemer er et større projekt, der kræver betydelige interne kompetencer og ressourcer.

Indlægget er bygget op med 7 trin, hvor specielt Trin 1 og 2 er vigtige, da de skaber forudsætningerne for en god og effektiv implementering senere.

1 - Klarlæg forudsætningerne for opgaven

Start med at finde ud af om forudsætninger for at gennemføre opgaven overhovedet er til stede. Der skal være et behov for et nyt system og viljen og ressourcer til at gøre noget ved det.

Man kan hurtigt få en afklaring af forudsætningerne ved at diskutere følgende spørgsmål:

• Hvorfor er det en god ide at indføre et nyt IT-system?
• Vil virksomhedens ledelse allokere ressourcer/penge til projektet?
• Hvem skal være ansvarlig internt for implementeringen og hvad er motivationen for at påtage sig denne opgave?
• Hvad forventes medarbejderne/kollegaerne at sige til det?
• Er der nogle firmapolitiske, logistiske, kontraktlige eller andre hindringer for at indføre systemet?

Svarene på ovenstående behøver ikke alle at være entydigt positive, men det kan godt lægge nogle begrænsninger senere, hvis der er uklarheder med nogle af forudsætningerne.

2 - Få styr på forventningerne

Konkretiser forventningerne til systemet ved at opstille de vigtigste problemstillinger med tilhørende succeskriterier på baggrund af punkt 1. For Worksystems WELD kan det f.eks. være:

• Svejsekoordinatoren har for travlt – Målet er, at der opnås en 20% besparelse på projekttimer til svejsekoordinering og dokumentation.
• Svejsere kan ikke fremvise gyldigt/stemplet certifikat på svejsestedet – Målet er, at svejseren har gyldige certifikater til rådighed på montagepladserne.
• Sidste betalingsrate på mange projekter er meget forsinket, da dokumentationen ikke er færdig – Målet er, at alle svejsekvalitetsrapporter er færdige senest 2 uger efter sidste svejsning er lavet.

Gør også nogle overvejelser om de tekniske krav, f.eks. om der er behov for offline funktionalitet, integrationer med andre systemer osv. men sørg for at skære ind til det, som faktisk er absolut nødvendigt.

3 – Find mulige løsninger og vælg

Vælg den leverandør/det system, som bedst kan realisere forventningerne! Vær meget opmærksom på hvor tæt den løsning, man bliver præsenteret for, ligger på forventningerne. Her skal man bl.a. kikke på, om man kan genkende arbejdsflowet i systemet og om de tekniske krav er opfyldt. Om, der mangler et datafelt eller en rapportvisning, betyder typisk ikke så meget.

Skal der udvikles meget på en løsning, for at den indfrier de grundlæggende forventninger, bliver det ofte dyrt, tager lang tid eller går i hårdknude og det vil tit være bedre at sætte opgaven på hold eller vælge en anden løsning. På den anden side kan det også være nødvendigt at forholde sig kritisk til nogle af forventningerne, da de kan være urealistiske indenfor f.eks. den økonomiske ramme. Det kan derfor være nødvendigt at gentage Trin 1-3 nogle gange, før der er overensstemmelse mellem forventninger og løsning.

4 - Fastsæt målet for implementeringen

Sørg for at have et mål for implementeringen at arbejde hen imod, ellers kan opgaven udvikle sig til et evighedsprojekt, hvor opgaven aldrig bliver færdige og man derfor aldrig kommer til at høste gevinsterne.

Et simpelt mål for implementeringen af WELD kunne være at implementeringsopgaven stopper, når alle svejseprojekter dokumenteres i systemet.

5 – Lav en plan for implementeringen

Dette punkt kan være lidt af en fælde, fordi planen på den ene side kan blive alt for omfattende og dermed generere en opgave, der ikke er tid til, eller så mangelfuld, at man aldring når i mål. En simpel plan for implementering af WELD kunne se sådan ud:

• Introduktion til superbrugere
• Indtastning/upload af information i biblioteker
• Indkøb af f.eks. IPads
• Informationsmøde med alle relevante medarbejdere, så alle er klar over, hvad der forventes af dem
• Gennemførelse af pilotprojekt på værksted
• Rullende implementering på alle nye svejseprojekter, herunder instruktion af medarbejdere

De enkelte punkter vil være suppleret med tid og sted, deltagere og en ansvarlig for gennemførelsen. Nogle af punkterne kan med fordel gennemføres med hjælp fra leverandøren.

6 - Gennemfør implementeringen

Gennemfør planen for implementeringen, men vær også klar til at justere i den. F.eks. kan det være nødvendigt at supplere med undervisning af nogle medarbejdere eller få gennemført mindre tekniske rettelser i systemet.

Stop når målet defineret i punkt 4 er nået!

7 – Evaluer og gennemfør forbedringer

Det er ideelt løbende at sikre, at både systemet og anvendelsen af det forsat lever op til de krav og forventninger, som blev stillet op i forbindelse med købet. Der kan også være sket ændringer som betyder at systemet skal rettes til.

I virksomheder, der er certificerede efter en eller flere kvalitetsstandarder, vil det være naturligt at inddrage IT-systemer, som en del af det løbende kontrol- og evalueringsarbejde f.eks. ved audit og ledelsens evaluering.